سجل العهد للموظفين من التسليم حتى إخلاء الطرف

سجل العهد جدول واحد يبيّن ما يحمله كل موظف من أصول المنشأة، مثل اللابتوب والجوال والسيارة ومفاتيح المستودع، ومتى استلمها وبأي حالة. ولا يكتمل السجل إلا بإقرار استلام يوقّعه الموظف عند التسليم، ومحضر إرجاع عند النقل أو ترك العمل. في هذا الدليل جدول حقول جاهز، ونص مقترح للإقرار، وخطوات واضحة لإخلاء الطرف، وما يقوله نظام العمل عن ممتلكات صاحب العمل.

ما العهدة في المنشآت السعودية؟

العهدة أصل تملكه المنشأة وتسلّمه لموظف ليستخدمه في عمله، ويبقى مسؤولًا عنه حتى يعيده. محاسب يستلم لابتوب. مندوب مبيعات يستلم سيارة وجوالًا. أمين مستودع يحمل المفاتيح وجهاز المسح. فني صيانة يستلم حقيبة عدة ومثقابًا.

وتنقسم العهد في أغلب المنشآت إلى نوعين:

• عهدة شخصية: أصل يستخدمه موظف واحد، مثل اللابتوب والجوال.
• عهدة إدارية أو عهدة موقع: أصول يُسأل عنها مسؤول القسم أو الفرع. أجهزة مختبر العلوم في مدرسة أهلية مثلًا في عهدة مشرف المختبر، وآلة القهوة في فرع المقهى في عهدة مدير الفرع.

أما العهدة النقدية، مثل سلفة المصروفات النثرية، فلها تسوية مالية بالفواتير يتولاها قسم المالية. حديثنا هنا عن الأصول العينية.

لماذا لا تكفي الأوراق المتفرقة؟

الإقرار الورقي في ملف الموظف يثبت أنه استلم شيئًا في يوم ما. لكنه لا يجيب عن الأسئلة التي تُطرح فعلًا: من يحمل لابتوب المحاسبة القديم الآن؟ كم جوالًا لدى فريق المبيعات؟ ماذا يجب أن يعيد الموظف الذي قدّم استقالته أمس؟ السجل يجمع كل الحركات في مكان واحد، فتصل إلى الجواب في دقيقة بدل البحث في الملفات.

ما الذي يجب أن يحتويه سجل العهد؟

كل سطر في السجل حركة واحدة: تسليم أصل لموظف أو إرجاعه. هذه الحقول تكفي أغلب المنشآت، ويمكنك نقلها إلى Excel كما هي:

اجعل رمز الأصل هو الرابط بين سجل العهد وسجل الأصول. فإذا كان على كل أصل ملصق برمز واضح، صار التسليم مسحًا للملصق بدل كتابة الوصف في كل مرة. وتجد تفاصيل اختيار الملصق ومكان لصقه في مقال باركود الأصول وQR وRFID.

نموذج إقرار استلام عهدة: ماذا تكتب فيه؟

الإقرار ورقة يعترف فيها الموظف بأنه استلم الأصول المذكورة بحالتها المذكورة، ويلتزم بالمحافظة عليها. اجعله قصيرًا وواضحًا، وضع فيه هذه العناصر:

1. اسم المنشأة والفرع، وتاريخ التسليم.
2. بيانات الموظف: الاسم والرقم الوظيفي والإدارة.
3. جدول الأصول: الرمز والوصف والرقم التسلسلي والملحقات والحالة.
4. التزامات الموظف بلغة بسيطة.
5. اسم المسلِّم وتوقيعه، وتوقيع المستلم.

وهذا نص مقترح للالتزامات، عدّله بما يناسب منشأتك:

أقر أنا الموقّع أدناه بأنني استلمت الأصول المبيّنة في الجدول بالحالة الموضحة فيه، وألتزم باستخدامها لأغراض العمل، والمحافظة عليها، وإبلاغ الإدارة فورًا عند فقدها أو تعطلها، وإعادتها بملحقاتها عند طلب المنشأة أو عند انتهاء علاقتي بالعمل.

تجنّب عبارات مثل «وأوافق على خصم قيمتها كاملة من راتبي في كل الأحوال». نظام العمل يضع شروطًا وسقوفًا للحسم من الأجر، كما سترى بعد قليل، والعبارة التي تخالفه تُضعف موقفك ولا تقويه. اعرض صيغة الإقرار على مستشار قانوني مرة واحدة، ثم اعتمدها لكل الفروع.

خطوات التسليم والنقل والإرجاع

عند التسليم

1. جهّز الأصل وتأكد أن عليه ملصقًا يحمل رمزه.
2. افحصه أمام الموظف، وصوّره من جهتين على الأقل.
3. سجّل الحركة في سجل العهد بكل حقولها، ومنها الملحقات.
4. اطلب من الموظف قراءة الإقرار وتوقيعه، واحفظ نسخة في ملفه.
5. حدّث حقل «صاحب العهدة» في بطاقة الأصل نفسه.

عند نقل العهدة من موظف إلى آخر

مثال شائع: مشرف ينتقل من فرع العليا إلى فرع الملقا، ويستلم بديله اللابتوب وجهاز نقاط البيع. لا تسمح بالتسليم من يد إلى يد دون تسجيل. الطريقة الآمنة أن تُغلق عهدة الأول بإرجاع موثّق، ثم تُفتح عهدة جديدة للثاني بإقرار جديد، ولو تمّ الأمران في الدقيقة نفسها. بهذا يبقى لكل أصل خط زمني واضح لا تنقطع حلقاته.

عند الإرجاع

1. استلم الأصل وملحقاته، وطابقها مع سطر التسليم.
2. افحص الحالة وصوّرها، وقارنها بصور التسليم.
3. سجّل تاريخ الإرجاع واسم المستلم والحالة.
4. إن وجدت نقصًا أو تلفًا، فاكتبه في محضر يوقّعه الطرفان، ولا تكتفِ بالكلام.
5. أعد الأصل إلى المستودع، أو سلّمه للموظف التالي بحركة جديدة.

عند الاستقالة أو ترك العمل: إخلاء الطرف

كثير من العهد يضيع في الأسبوع الأخير للموظف، والسبب بسيط: البحث عنها يبدأ في آخر يوم. اجعل إخلاء الطرف إجراءً يبدأ يوم تقديم الاستقالة أو يوم الإشعار بإنهاء العقد:

• استخرج كشف عهد الموظف من السجل في اليوم نفسه.
• أرسل الكشف إلى الموظف ومديره المباشر ليعرفا ما يجب إرجاعه.
• حدّد موعد الإرجاع قبل آخر يوم عمل بيومين على الأقل.
• اطلب توقيع كل قسم معني: تقنية المعلومات للأجهزة، والمستودع للعدد والمفاتيح، والمالية للعهد النقدية، والموارد البشرية للبطاقة الوظيفية.
• تأكد من إيقاف صلاحيات الأنظمة واستلام كلمات المرور الخاصة بالعمل.
• وثّق أي نقص في محضر، وأرفق الصور.
• أغلق جميع حركات الموظف في السجل قبل اعتماد إخلاء الطرف.

ماذا يقول نظام العمل عن ممتلكات صاحب العمل؟

نظام العمل السعودي يحدد واجبات العامل تجاه ما في عهدته، ويضع حدودًا للحسم من أجره. أهم ما يعنيك هنا:

• واجب المحافظة والإعادة: تُلزم المادة الخامسة والستون العامل بأن يعتني عناية كافية بالآلات والأدوات والمهمات المملوكة لصاحب العمل التي تكون في عهدته، وأن يعيد إليه المواد غير المستهلكة.
• الفقد أو التلف بخطأ العامل: بحسب المادة الحادية والتسعين، إذا تسبب العامل في فقد أو إتلاف آلات أو منتجات يملكها صاحب العمل أو في عهدته، وكان ذلك بخطئه أو بمخالفته تعليمات صاحب العمل، لا بخطأ غيره ولا بقوة قاهرة، فلصاحب العمل أن يقتطع من أجره المبلغ اللازم للإصلاح. ولا يزيد المقتطع لهذا الغرض على أجر 5 أيام في كل شهر، وللعامل أن يتظلم أمام المحكمة العمالية.
• موافقة العامل: لا يجوز حسم أي مبلغ من الأجر لقاء حقوق خاصة دون موافقة خطية من العامل، إلا في حالات تحددها المادة الثانية والتسعون.
• السقف العام: لا تزيد المبالغ المحسومة في جميع الأحوال على نصف أجر العامل المستحق، إلا إذا قررت المحكمة العمالية غير ذلك، وفق المادة الثالثة والتسعين.

ماذا يعني هذا عمليًا؟ عليك أن تثبت الخطأ، والإقرار الموقّع وصور التسليم ومحضر الإرجاع هي ما تستند إليه إن وقع خلاف. ثم إن السقف الشهري قد لا يغطي قيمة جهاز غالٍ في شهر واحد. لذلك فالتوثيق والمتابعة أوفر لك من الحسم بعد وقوع المشكلة.

ما سبق قراءة عامة لنصوص منشورة على موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وليس استشارة قانونية. والنظام يُعدَّل من وقت لآخر، فراجع النص الحالي واستشر مستشارًا قانونيًا قبل أي حسم أو قرار يمس مستحقات الموظف.

أخطاء شائعة في إدارة العهد

1. إقرار بلا رقم تسلسلي. عبارة «لابتوب واحد» لا تثبت أي لابتوب استُلم.
2. نسيان الملحقات. الشاحن والحقيبة وشريحة الجوال تضيع أكثر من الجهاز نفسه.
3. التسليم من يد إلى يد. موظف يعطي زميله الجوال «مؤقتًا»، ثم لا يعرف أحد أين ذهب.
4. عهد بلا صاحب. مفاتيح المستودع الاحتياطية وآلة القهوة الثانية في الفرع لا يُسأل عنها أحد ما لم تُسجَّل باسم مسؤول.
5. فتح الملف في آخر يوم. إخلاء الطرف المتأخر يعني نقاشًا متوترًا ووقتًا لا يكفي للبحث.
6. سجل لا يُطابَق مع الواقع. إن لم تراجع العهد مع جرد الأصول الثابتة، تحوّل السجل تدريجيًا إلى قائمة قديمة.
7. نسخ متعددة من ملف Excel. نسخة عند الموارد البشرية وأخرى عند تقنية المعلومات، ولا تتطابقان أبدًا.

سجل ورقي أم Excel أم برنامج؟

السجل الورقي يناسب منشأة صغيرة فيها عهد قليلة. وجدول Excel يكفي ما دام شخص واحد مسؤولًا عنه ويحدّثه مع كل حركة. لكن حين تتوزع العهد على فروع وإدارات، يوفّر البرنامج وقتًا كبيرًا ويقلل الأخطاء.

في «أصول» يمسح المسؤول ملصق الأصل بالجوال، ويختار الموظف، ويسجّل إقرار الاستلام. وعند الإرجاع تُغلق الحركة مع حالة الأصل، ويبقى لكل موظف كشف عهد محدّث تستخرجه يوم الاستقالة دون بحث. التفاصيل في صفحة المزايا. وإن كنت تقارن بين عدة برامج، فاستعن بـقائمة اختيار برنامج إدارة الأصول.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين سجل العهد وسجل الأصول؟

سجل الأصول يحصر كل ما تملكه المنشأة: الأصل وموقعه وتكلفته وضمانه. أما سجل العهد فيتابع من يحمل كل أصل، ومتى استلمه، ومتى أعاده. الأفضل أن يرتبط السجلان برمز أصل واحد.

هل يكفي الإقرار الورقي؟

نعم، إذا كان مفصّلًا وموقّعًا ومحفوظًا. لكن ربطه بسجل يُحدَّث مع كل حركة هو ما يخبرك بوضع العهد اليوم، لا يوم التوقيع.

هل يحق لصاحب العمل خصم قيمة العهدة المفقودة من الراتب؟

تجيز المادة الحادية والتسعون من نظام العمل الاقتطاع إذا كان الفقد أو التلف بخطأ العامل أو بمخالفته التعليمات، بحد أقصى أجر 5 أيام في الشهر، مع حق العامل في التظلم. استشر مستشارًا قانونيًا قبل أي حسم.

كل كم نراجع العهد؟

مرة في السنة على الأقل مع الجرد، وكل 6 أشهر للأجهزة الغالية مثل اللابتوب والجوال. أما عند الاستقالة أو النقل، فراجع عهد الموظف فورًا دون انتظار موعد الجرد.

هل نسجّل العهدة النقدية في السجل نفسه؟

الأفضل أن تفصلها. العهدة النقدية تُسوّى بفواتير ومستندات صرف لدى المالية، أما العهدة العينية فيُسترجع فيها الأصل نفسه بحالته.

إن كانت عهد منشأتك اليوم موزعة بين ملفات ورقية وجداول متفرقة، فابدأ بجدول الحقول أعلاه ولو في Excel. وإن أردت أن ترى التسليم والإرجاع وكشف العهد في مكان واحد، فجرّب «أصول» 14 يومًا مجانًا دون بطاقة، والأسعار معلنة في صفحة الأسعار.